RELATÓRIO DE PROJETO INOVADOR
IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI NO ÂMBITO DO TOLEDOPREV
Exercício 2025
O Fundo de Aposentadorias e Pensões dos Servidores Públicos Municipais de Toledo – FAPES/TOLEDOPREV, no exercício de 2025, promoveu a implantação e utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI como ferramenta de modernização administrativa e inovação na gestão dos processos institucionais.
A iniciativa consistiu na adoção de sistema eletrônico para autuação, produção, tramitação, assinatura e arquivamento digital de processos e documentos administrativos, substituindo gradativamente rotinas antes executadas em meio físico ou por fluxos fragmentados, com ganho de padronização, rastreabilidade, celeridade e segurança documental. O projeto foi estruturado com base no Decreto Municipal nº 1.312/2024 e em portarias específicas de implantação de processos do TOLEDOPREV, publicadas em 2025.
A implantação do SEI no âmbito do TOLEDOPREV representou importante avanço na transformação digital da unidade gestora, especialmente por viabilizar a formalização de processos específicos relacionados às atividades previdenciárias, administrativas e de governança, inclusive no âmbito dos órgãos colegiados, com utilização de assinatura eletrônica, controle de trâmite, registro de autenticação e possibilidade de conferência pública de validade dos documentos emitidos.
No exercício de 2025, o projeto foi materializado por meio da implantação formal de processos eletrônicos vinculados ao TOLEDOPREV, abrangendo atividades da unidade gestora e dos órgãos colegiados, com utilização prática do sistema na produção de atas, pareceres, resoluções, expedientes administrativos e demais documentos institucionais. A adoção do SEI não se limitou, portanto, à mera digitalização de documentos físicos, mas configurou efetiva digitalização e tramitação integral de processos, com reorganização do fluxo de trabalho e incorporação de nova tecnologia à rotina administrativa do RPPS.
Como exemplo concreto de implementação, destaca-se a tramitação eletrônica de documentos e processos relacionados às atividades dos Conselhos e do Comitê de Investimentos, com abertura formal de processo eletrônico, produção de atas e documentos institucionais no sistema, assinatura eletrônica dos responsáveis e disponibilização de mecanismo de conferência pública de autenticidade. Tal dinâmica substituiu etapas anteriormente dependentes de fluxos físicos, conferindo maior agilidade, segurança e integridade ao processo administrativo.
Entre os principais resultados observados com a implementação do projeto, destacam-se a maior eficiência operacional, com tramitação eletrônica e redução do tempo de circulação documental; a ampliação da rastreabilidade e do controle processual, com registro dos atos praticados e do fluxo de movimentação; o incremento da segurança e da autenticidade documental, mediante uso de assinatura eletrônica e mecanismos de validação; o fortalecimento da padronização dos procedimentos administrativos; a redução da dependência de suporte físico, com melhoria da organização documental; e o aprimoramento da governança institucional, em razão da maior formalização, transparência e integridade dos processos. Trata-se de iniciativa com relevante impacto na modernização administrativa do RPPS, com reflexos positivos sobre a eficiência operacional, a segurança documental, a rastreabilidade dos processos e a padronização das rotinas institucionais.
Além dos ganhos qualitativos, a implantação do SEI produziu impacto concreto na rotina administrativa do TOLEDOPREV ao substituir a tramitação física por fluxo eletrônico em processos e documentos institucionais, reduzir etapas manuais, ampliar a confiabilidade dos registros administrativos e fortalecer a gestão documental da unidade gestora e de seus órgãos colegiados.
O projeto possui caráter inovador no contexto do RPPS por introduzir solução tecnológica que impacta diretamente a forma de gestão e de execução das rotinas administrativas, promovendo modernização estrutural dos processos internos e melhoria da produtividade institucional. A utilização do SEI no TOLEDOPREV evidencia mudança qualitativa na condução dos trabalhos administrativos, com integração entre formalização processual, assinatura eletrônica, tramitação digital e segurança da informação.
Registra-se, ainda, que a implantação do SEI está amparada em regulamentação própria do Município de Toledo e em atos específicos de implementação de processos voltados ao TOLEDOPREV, o que reforça o caráter institucional, estruturado e permanente da iniciativa. A página pública de legislação do SEI reúne o Decreto nº 1.312/2024 e as portarias específicas do TOLEDOPREV, incluindo as Portarias nº 021/2025, nº 025/2025, nº 043/2025, nº 054/2025 e nº 058/2025.
Dessa forma, o TOLEDOPREV apresenta a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no exercício de 2025, como projeto inovador voltado ao aprimoramento da gestão pública previdenciária, com impacto positivo sobre a eficiência administrativa, a produtividade, a segurança documental, a rastreabilidade dos processos, a padronização das rotinas e a modernização institucional.
Evidências correlatas
I – Base normativa geral do SEI
Legislação do SEI no Município de Toledo
II – Implementação de processos eletrônicos do TOLEDOPREV – Unidade Gestora:
Portaria nº 021/2025 – Implantação dos processos de Concessão e Revisão de Aposentadorias e Pensões;
Portaria nº 025/2025 – Implantação de Processos do ToledoPrev;
Portaria nº 054/2025 – Implantação de Processos Vinculados às Atividades da Unidade Gestora do ToledoPrev;
Portaria nº 058/2025 – Implantação de Processos Vinculados às Atividades da Unidade Gestora do ToledoPrev.
III – Implantação de processos eletrônicos dos órgãos colegiados
Portaria nº 043/2025 – Implantação de Processos Administrativos Vinculados às Atividades dos Órgãos Colegiados do ToledoPrev
IV – Evidência prática de uso do SEI pelos Conselhos
Ata dos Conselhos – Processo SEI nº 01.01.009956/2025-03
V – Evidência prática de uso do SEI pelo Comitê de Investimentos
Ata do Comitê de Investimentos – Processo SEI nº 01.06.005342/2025-02
ROSELI FABRIS DALLA COSTA
Diretora-Executiva do TOLEDOPREV